5 februari 2013, kl. 13:15
Coachning är en metod som nu ger utväxling på många olika områden. Här skriver Coachutbildning Sveriges lockiga ledare, Anja Lindberg, om hur du använder coachning för att skapa bra möten. Text Annika Wihlborg.
Ett meningsfullt och fokuserat möte
bottnar, som i så många andra sammanhang, i en tydligt formulerad vision
och målsättning med mötet. Varje deltagare ska veta varför de är
kallade till mötet och vad ni gemensamt hoppas uppnå.
Avsätt en stund i början av mötesdagen
till att kommunicera ert mål med konferensen. Be därefter deltagarna
dela med sig av sina förväntningar på sig själva, på gruppen och på dig
som mötesledare.
- Låt deltagarna skriva ner sina
målsättningar och förväntningar på postitlappar och sätt upp dem i
möteslokalen. Det bidrar till att skapa en gemensam målbild kring mötets
målsättning och vision, säger Anja Lindberg, som är certifierad coach
och arbetar på Coachutbildning Sverige.
Skapa en trygg och tillåtande mötesmiljö
- Sträva efter att skapa ett
mötesklimat som är tillåtande och har högt i tak. Det ska finnas utrymme
för skratt, som mötesledare har du en viktig uppgift i att lätta upp
stämningen och få deltagarna att känna sig trygga och bekväma, särskilt
om det är en ny konstellation av människor som möts, säger Anja
Lindberg.
Ett coachande mötesledarskap ökar
delaktigheten och leder till möten som verkligen fyller ett syfte och
åstadkommer resultat. När mötesledaren antar en coachande roll blir
mötena roligare, mer målstyrda och har dessutom ett större utrymme för
kreativitet. Gruppdynamiken avgör hur aktiv mötesledarens roll bör vara.
I en grupp med motsättningar och presumtiva konflikter är det en fördel
om mötesledaren tar på sig en aktiv och styrande roll, i grupper med en
väl fungerande gruppdynamik kan mötesledaren med fördel ta ett steg
tillbaks och anta en mer observerande roll där en större del av ansvaret
för att föra mötet framåt ligger hos deltagarna.
Knyt ihop säcken genom att återkoppla till inledningen
Se till att hålla er till de
förutbestämda tidsintervallerna under dagens lopp, om ni överskrider
tiden redan under de första mötespassen är risken stor att hela
dagsschemat förskjuts, vilket kan innebära att det blir bråttom på
slutet. När det scenariot blir verklighet skippar man ofta den så
viktiga sammanfattningen och avslutningen av dagen, en av de mest
avgörande komponenterna för en framgångsrik konferensdag. Knyt ihop alla
trådar, sammanfatta vad som skett och vad ni kommit fram till under
dagens lopp. Återknyt till de mål och förväntningar deltagarna fick
uttrycka i början av dagen, ta en dialog kring om förväntningarna
uppfyllts. Kommunicera tydligt nästa steg och kom överens om vem som
ansvarar för att saker och ting ska bli gjorda när deltagarna sprids på
olika håll efter mötet.
- Passa också på att fråga deltagarna
vad de lärt sig under dagens lopp. De reflektioner som kommer fram kan
berör alltifrån en ökad självkännedom till att man har fått sa nya sidor
av sina kollegor, säger Anja Lindberg.
Fördela ansvaret på mötesdeltagarna
En nyckel till ett coachande mötesledarskap ligger i att
fördela ansvaret för ett lyckat möte eller en framgångsrik konferensdag
mellan mötesdeltagarna och dig som mötesledare. Kom med feedback och
reflektera öppet, dela med dig av såväl positiva som mindre positiva
iakttagelser som indirekt kommunicerar att alla medverkande bidrar till
att skapa förutsättningar för en lyckad konferens.
Du kan exempelvis säga ”Nu känns det
som att vi frångår dagens huvudtema, vi pratar runt det vi egentligen
behöver diskutera och kommer inte närmare vårt mål” eller ”Hälften av er
har hittills inte sagt något under dagens lopp. Hur kommer det sig att
ni inte vill dela med er av era åsikter?”. Det kan också gälla
iakttagelser som ”Nu kände jag att energinivån ökade i rummet” eller
”Det är verkligen roligt att den här diskussionen engagerade många av
er”. Det uppmuntrar till gensvar och öppnar upp för deltagarnas spontana
reaktioner.